Como usar o RD Station CRM: passo a passo com telas (2026)

Cadastro: o que a conta abre

O cadastro tem dois caminhos: “Continuar com o Google” ou e-mail de trabalho, nome e senha. Cartão, em nenhum momento. Entramos com o Google. A conta abre na página inicial, com três atalhos (Funil de Vendas, Importar dados e Integrações) e uma lista “Comece a usar o seu CRM!” com os primeiros passos: conhecer a extensão para WhatsApp, criar uma negociação, criar uma tarefa e mover uma negociação.

O menu da esquerda tem Início, Contatos, Negociações, Leads, Empresas, Atividades e Analisar. Leads é um módulo para qualificar contatos antes de virarem negociação. No topo, uma faixa roxa fica fixa em todas as telas, oferecendo os planos pagos.

Criar conta grátis no RD Station CRM

Moeda e formato de número: conferir antes de tudo

Faça este passo antes de cadastrar qualquer valor. A nossa conta, aberta fora do Brasil, veio em pesos mexicanos, com o funil somando “MXN 0.00” e números no formato americano. Em Configurações (a engrenagem no topo) › Preferências regionais, trocamos a Moeda para “Real brasileiro (BRL)” e o Formato de número para “1.234,56”. Depois de salvar, o funil e as negociações passaram a mostrar R$.

A tela avisa: “As alterações de localização não mudam as configurações de faturamento da conta”. De fato, a faixa de planos e a loja continuaram em pesos. Não sabemos como a conta vem para quem se cadastra no Brasil. Confira de qualquer jeito.

A primeira negociação, pelo assistente

Em Negociações › Criar, na primeira vez, abre um assistente de quatro telas, com a prévia do cartão do funil à direita. Ele pergunta o nome da negociação, se o cliente é pessoa física ou jurídica, o nome da empresa e o do contato, com telefone opcional. Criamos “Bolos para eventos - Padaria Pão Quente”, com a empresa Padaria Pão Quente e o contato Mariana Souza. A negociação entrou na primeira etapa do funil, “Sem contato”, com o status Nova.

Produto e valor da negociação

A negociação nasce com valor zero. O valor vem dos produtos: na aba Produtos da negociação, “Adicionar produto ou serviço” › “Criar produto”, com nome, descrição e preço. Criamos “Bolo de festa 2 kg” a R$ 180. Na tela seguinte, informamos a quantidade, 10, e o resumo mostrou R$ 1.800,00. Dá para marcar recorrência e acrescentar desconto. Ao confirmar, o “Valor total” da negociação passou para R$ 1.800,00.

Tarefas: um tipo só no grátis

Em Próximas tarefas › Criar tarefa, preenchemos “Ligar para confirmar sabores e data da festa”, com data e horário. O campo Tipo de tarefa mostra sete opções (Ligar, Email, Reunião, Tarefa, Almoço, Visita e WhatsApp), e só uma funciona no Free: Tarefa. As outras seis têm a etiqueta “Plano Basic”. Na prática, ligação, reunião e visita viram todas “tarefa” no grátis, e o filtro por tipo não ajuda.

A tarefa aparece no topo da negociação, em Próximas tarefas, e também em Atividades › Tarefas, a lista de tudo o que está pendente. Ali vimos o horário mudar (veja “Erros comuns”).

Mover a negociação no funil

No topo da negociação fica a barra das 5 etapas do funil padrão: Sem contato, Contato feito, Identificação do interesse, Apresentação, Proposta enviada. Um clique na etapa move a negociação, e a etapa atual ganha a contagem de dias, “Proposta enviada (0 dias)” no nosso caso. No Free, essas são as únicas etapas possíveis: não dá para renomear nem acrescentar.

Anotações e histórico

Na aba Histórico, “Criar anotação” abre um editor de texto. Anotamos o pedido de orçamento e clicamos em “Salvar no histórico”. O histórico junta tudo o que aconteceu com a negociação: a criação, a anotação, a troca de etapa, a tarefa e a mudança de valor. Duas falhas apareceram aqui. O valor foi registrado como “R$ 0.00 para R$ 1800.00”, no formato americano, mesmo com o brasileiro escolhido. E a frase saiu como “alterou a valor”, com o artigo errado.

E-mail pelo CRM

A aba E-mail da negociação tem “Criar e-mail”. O remetente é o e-mail da conta, e o destinatário só pode ser um contato ligado à negociação: “Somente contatos associados à negociação estão disponíveis para seleção”. Há modelos de e-mail, anexo, a opção de receber as respostas no histórico do CRM e a de criar uma tarefa quando o e-mail for lido. O CRM põe em cópia um endereço próprio, o Smart Email, para registrar a conversa. No Free, são 200 envios por mês. Não enviamos nenhum e-mail no teste.

Marcar a venda

Com a proposta aceita, o botão “Marcar venda”, no topo da negociação, fecha o negócio na hora: o status passa para Vendida, e o CRM abre uma janela de parabéns, “a primeira venda a gente nunca esquece!”, com atalho para o relatório. No lugar do botão aparece “Retomar Negociação”. O outro botão, “Marcar perda”, não testamos. A tabela de planos dá até 50 motivos de perda no Free.

Relatórios: o Painel funciona no grátis

O menu Analisar mostra o que o Free tem e o que não tem. Relatórios e Relatório de Negociações Concluídas aparecem sem etiqueta de plano, e abrimos o primeiro. CRM Live, o painel em tempo real, tem a etiqueta “Plano Basic”, e Performance em Vendas e Atividade de Vendas, “Plano Pro”.

Em Relatórios › Painel, depois da venda, o CRM somou uma negociação criada, uma venda e nenhuma perda, e no bloco Valor x Volume mostrou valor total de R$ 1.800,00, uma unidade e ticket médio de R$ 1.800,00. Abaixo vêm gráficos por vendedor, o funil por data de criação e motivos de perda. A tela de relatórios tem visual mais antigo que o resto do CRM, e um balão “Você pode encontrar outros relatórios clicando aqui” não sai da frente.

WhatsApp: a extensão, à parte

A lista de primeiros passos sugere instalar a extensão CRM para Vendas por WhatsApp, e a página da negociação repete o convite: “Instale a extensão gratuita para WhatsApp”. Ela é feita pelo Whats Station Group, parceiro da RD Station, e funciona no Chrome, dentro do WhatsApp Web. Não a instalamos: o teste exigiria entrar no WhatsApp Web com um número real. O que ela faz, segundo as páginas da RD Station, está na nossa análise do RD Station CRM.

O que só o plano pago libera

Três travas aparecem logo no primeiro uso. A primeira é o funil: “Configurar funis” não abre configuração nenhuma, abre uma página de venda, “Adicione novas etapas e crie novos funis”, com os planos ao lado.

A segunda são as integrações internas, feitas pela própria RD Station: Google Calendar, Google Maps, Trello, Mailchimp, WhatsApp Web, RD Station Conversas e até o CRM de vendas para WhatsApp têm a etiqueta “Plano Basic”. O botão Configurar abre a oferta “Integre o CRM às suas ferramentas com planos avançados”. As integrações externas, como as da Pluga, aparecem sem etiqueta de plano.

A terceira são os tipos de tarefa, como mostramos acima. A lista completa do que fica no pago:

• Basic (R$ 65,70 por usuário no anual): vários funis com até 12 etapas editáveis, os sete tipos de tarefa, equipes, integrações internas e API, CRM Live, mensagens prontas na extensão de WhatsApp e e-mail sem limite.
• Pro (R$ 117,90 por usuário no anual, com mínimo de 4 usuários): automação de vendas, relatórios de performance e atividades, áudios do WhatsApp e sugestões de tarefas com IA.

Nenhum dos dois tem teste grátis, e a contratação é feita de dentro da conta, em Conta › Planos. Os preços e as regras do contrato estão em RD Station CRM: preços e planos em reais.

Erros comuns ao usar o RD Station CRM (e como resolver)

Os valores aparecem em outra moeda

Se a conta foi aberta fora do Brasil, a moeda pode vir errada, como os pesos mexicanos da nossa. Troque em Configurações › Preferências regionais, antes de cadastrar produtos. A cobrança da conta não muda por ali.

O horário da tarefa muda de uma tela para outra

Marcamos a tarefa para as 18:00 do dia 4. Na negociação, ela aparece como “04/10/2026 18:00”. Na lista de Atividades › Tarefas, a mesma tarefa aparece como “05/10/2026 às 00:00”. O histórico também mistura dois horários. Confira o horário na página da negociação, onde ele estava certo.

O preço do produto sai cem vezes maior ou menor

O campo de preço não conta centavos. Digitamos “18000” esperando R$ 180,00, e o campo mostrou R$ 18.000. Para R$ 180, digite 180. Para centavos, use a vírgula.

“Configurar funis” não deixa configurar

No Free, o botão abre a página de upgrade, não a configuração. Não é erro: as etapas do funil padrão só ficam editáveis a partir do Basic.

A integração com o Google Calendar pede o Basic

A página de planos do site lista Google Agenda e Google Maps no Free. Dentro da conta, as integrações internas com os dois aparecem com a etiqueta “Plano Basic”. Na lista há também uma integração com o Google Calendar pela Pluga, sem etiqueta de plano, que depende de conta na Pluga.

Ficha Brasil

Detalhes e fontes de cada linha na análise completa.

Como avaliamos

Conta Free aberta pelo dono do site em 04/10/2026, com login do Google, e usada no mesmo dia: trocamos moeda e formato de número, criamos uma negociação pelo assistente, com empresa e contato fictícios, adicionamos um produto, criamos uma tarefa e uma anotação, mudamos a etapa, marcamos a venda, abrimos o relatório Painel e passamos pelas telas de e-mail, integrações, campos e planos. Nenhum e-mail foi enviado, nenhuma integração foi ligada, a extensão para o WhatsApp não foi instalada e nada foi pago. As capturas são da nossa conta, com o nome e o e-mail do dono borrados. Como calculamos as notas está na metodologia.

Próximos passos

• RD Station CRM grátis — o que o plano Free inclui e onde ele para.
• RD Station CRM: preços e planos em reais — Basic, Pro e Advanced, e o que diz o contrato.
• Análise do RD Station CRM — nota, prós e contras, Brasil e Reclame Aqui.
• Alternativas ao RD Station CRM — quando outro CRM faz mais sentido.
• Como usar o Zoho CRM — o outro CRM grátis, com automação no Free.

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Perguntas frequentes